Arhiiviaines on väärtuslik ja vajalik

Koostöös Helsingi Laajasalo kristliku rahvakooli ja Helsingi koguduste keskregistri töötajatega toimus veebruaris EELK koguduste vaimulikele ja koguduste sekretäridele-arhivaaridele koolitus arhiivindusest.

Ettevõtmise eestvedajaks oli Usuteaduse Instituudi ajaloolise usuteaduse õppetooli juhataja Riho Saard. Mõte hakkas tal arenema, kuna on Eesti kogudustes ringi liikudes näinud arhiivides väga kurba olukorda.

Arhiiv banaanikarbis

Korrastatud arhiive on vähe ja tihti tähendab koguduste arhiiv banaanikastidesse (ühel juhul ka kartulikottidesse) paigutatud dokumentatsiooni.

Kahjuks on esinenud juhtumeid, kus pastoraadi remondi ajal on prügimäele mineva sodi hulka visatud ka kirjavahetust ja isegi vanu kroonikaraamatuid.

Koguduse töötegijate arusaam arhiivist on väga erinev. Paljud arvavadki, et neil ei ole üldse arhiivi, kuna olemasolev materjal ei ole arhiivikarpides ja/või spetsiaalses ruumis. Samuti arvatakse, et kui kogudused andsid 1940. aastal arhiivi riigile üle, siis asuvad kõik materjalid Tartus või Tallinnas, unustades, et sõjajärgne arhiiviaines on samuti väärtuslik.

Kursus oligi mõeldud koguduse sekretäridele, kes üldjuhul muude ülesannete kõrval hoolitsevad ka arhiivi eest. Koolituse läbiviijaiks olid Helsingi kogudusteühenduse keskregistri (Helsingin Seurakuntayhtymän Keskusrekisteri) arhivaarid.

Kaks koolituspäeva peeti Helsingi Laajasalo kristlikus rahvakoolis ning üks Helsingi koguduste keskregistri ruumides. Osavõtjaid oli Eestist 9: ainsa tegevvaimulikuna Ida-Harju praost Jaanus Jalakas, Eesti Kaitsejõudude kaplanaadi referent ning Viljandi Pauluse, Räpina, Nissi, Paistu, Türi, Jõhvi ja Tallinna Kaarli koguduse sekretärid (arhivaarid).

Isikuandmete kaitse

Esimene koolituspäev oli puhtalt arhiiviteoreetiline. Lektoriks oli keskregistri arhivaar Sari Horttanainen. Käsitletud teemade ring oli lai: alustades Soome kirikuseadusest ja -struktuurist, riigi arhiiviseadusest (ei kehti kogudustele ja kirikuasutustele) ning lõpetades kirikuvalitsuse ringkirjade, juhendite ja määrustega kogudusearhiivide säilitamiseks ja kaitseks.

Päeva teisel poolel tutvustas ta lähemalt Soome kiriku 2000. aasta arhiiviseadust ja kogudustele kui arhiivimoodustajatele kehtivaid põhimõtteid arhiivi loomisel. Soome kogudustes on kõik enne 1920. aastat tekkinud arhivaalid alaliseks säilitamiseks.

Eriti juhiti tähelepanu delikaatsete isikuandmete kaitse vajadusele. Nende andmete hulka kuuluvad inimese rahvus, ideoloogiline ja usuline kuuluvus, haigus ja sotsiaalne toimetulek. Toodi esile, et delikaatseid isikuandmeid sisaldavad dokumendid, näiteks koguduse diakooniatöös tekkiv arhiiviaines (abivajajate kartoteek, nimekiri vms) oleks hoitud kindlas ja kõrvalistele isikutele kättesaamatus kohas.

Arhiiviseaduse alusel

2000. aastal kirikuvalitsuse poolt kinnitatud arhiiviseadus sätestab arhiivinduse mõisted, arhiivi eest vastutavad isikud, kantseleides kohustuslikud dokumentide registreerimise raamatud, nimistu koostamise põhimõtted, salajased arhivaalid, arhivaalide hävitamise, säilitamisnõuded ja arhiivi kasutamise juhendi.

Koguduste arhiiviseadusele lisandub tabelina arhiivinimistu näidis, kus on ära toodud arhivaalide sarjad, nende indeksid, säilitamise tähtajad jms. Mahukas ja informatiivne on nimistu tabeli märkuste lahter, kus on seletatud konkreetsesse sarja kuuluvaid arhivaale ning mida peab eriti silmas pidama sarja koostamise juures, ka erinõuded.

Väärib märkimist, et Soome kirikuvalitsus on kinnitanud mõne konkreetse koguduse, kus säilitatakse näiteks kõik kirikuvalitsuse juhendid, määrused, ringkirjad jne. Ülejäänud kogudustel sellist vastutust nende arhivaalide osas ei lasu.

Arhiiviruumide tingimused

Enamikes Soome kogudustes on olemas spetsiaalsed arhiiviruumid. Uuemates kogudusemajades asuvad need ruumid valdavalt keldrikorrusel ja on tulekindlad. Soome kirikuvalitsuse eeskiri 7. novembrist 2003 koguduste arhiiviruumide kohta sätestab, et arhiiviruum peab vastu pidama vähemalt 120minutisele tulekahjule. Samuti peab olema tagatud pidev ühtlane temperatuur 18-22^o C ja suhteline õhuniiskus 45-55%.

Koguduste arhiivide korrasolekut ja kehtestatud nõuetele vastavust kontrollib piiskoplik visitatsioon. Kuigi arhiivide säilitamiseks ja kaitseks on olemas kiriku arhiiviseadus ja rida muid juhendeid, on nendest vahel kõrvale kaldutud: näiteks hoitakse mõnel pool ruumipuudusel arhiiviruumides koristusvahendeid ja jalgrattaid.

Sageli on koguduste sekretärid oma igapäevase tööga sedavõrd hõivatud, et arhiiviga tegeletakse viimases järjekorras, tihti vahetult enne visitatsiooni.

Digitaalne andmebaas

Teine koolituspäev toimus Helsingi kogudusteühenduse hoones. Keskregistri juhataja Lauri Koskinen andis ülevaate Helsingi kogudusteühenduse struktuurist ja elektroonilise teabe arhiveerimise käigust.

Keskregistrisse on koondatud kõigi Helsingi kogudusteühendusse kuuluvate koguduste kirikuraamatud ja kõigi luterlikku kirikusse kuuluvate Helsingis elavate isikute perekonnakirjad. Digitaliseeritud andmebaasi kaudu on kiriku varasema ja tänase liikmeskonna andmed keskregistris digitaalselt töödeldavad ja kättesaadavad.

Keskregistris 39 aastat hingekirjadega töötanud Pirita Lapinlehto kõneles kirikuraamatute-hingekirjade pidamise ajaloost ja tänapäevast Soome kirikus. Perekonnakirjade kartoteegi pidamine paberkandjal lõpetati kogu Soome kirikus 1. oktoobril 1999.

Pirita Lapinlehto toonitas, et kuigi kõik perekonnakirjad on mikrofilmitud (mikrofilmidest on olemas tagatiskoopiad), skanneeritud ja digitaalselt keskregistri andmebaasis olemas, ei tule kõne alla paberkartoteegi makuleerimine.

Kaasa häid mõtteid

Kui mikrofilmide säilimise ajaks on arvatud ca 500 aastat, siis CDle salvestatud informatsiooni säilimise ajaks on arvestatud 50 aastat. Sissejuhatava loengu järel jätkus ringkäik Helsingi kogudusteühenduse keskregistri perekonnakirjade osakonnas, kus ainuüksi perekonnakirjade haldamisel töötab 30 inimest.

Arhivaar Tiina Piitulainen tutvustas keskregistrisse koondatud hoone keldris asuvat ajalooliste kirikuraamatute hoidlat, kus vanim kirikuraamat on alustatud 1856. aastal. Varasemad Helsingi koguduste kirikuraamatud asuvad nüüdseks Soome Rahvusarhiivis.

Muu hulgas säilitatakse nimetatud hoidlas Helsingi Eesti Püha Pauluse koguduse pearaamatut AD 1914-1920. Need materjalid õnnestus 1998. aastal leida Riho Saardil ning sellest on ilmunud ka sisukam uurimistöö, mis on avaldatud 1999. aastal Suomen kirkkohistoriallisen seuran vuosikirjas 87-88 (1997-1998). Helsingi Eesti Püha Pauluse koguduse mõned teised arhivaalid asuvad praegu Helsingi Kallio kiriku keldrihoidlas.

Ehkki kõigi kursusest osavõtnute olukord kodukogudustes on väga erinev, said kõik kaasa häid mõtteid, kuidas arhiivi paremini korrastada. Kõige tähtsam aga, et nüüd osatakse arhiivimaterjale paremini väärtustada ja saadi innustust sellega tegeleda.

Janis Tobreluts,
EELK arhivaalide kirjeldaja 2003-2004